Özel Kalem Müdürlüğü’nün organizasyon yapısı aşağıdaki görevlilerden oluşmaktadır.

•          Özel Kalem Müdürü
•          Yönetici Asistanı
•          Sekreter
•          Evrak Kayıt Görevlisi
•          Satınalma ve Taşınır Kayıt Kontrol Görevlisi

Özel Kalem Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:

• Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,
• Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,
• Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek,
• Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak,
• Başkanlık makamına gelen sözlü ya da yazılı talepleri, randevuları, günlük olarak takip etmek,
• Başkanlık makamının özel resmi yazışmalarının yapılıp, takip edilmesini sonuçlandırılmasını sağlamak,
• Başkanlık emri ile ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak, Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,
• Belediye başkanının dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ve yazışmaları yapmak, Resmi ve özel tebrik, teşekkür, gibi konularda mektup ve telgrafların hazırlanması,
• Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek,
• Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,
• Başkanlık makamına gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip ilgili birimlere aktarılmasını, başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetlenerek başkanın onayına sunulmasını, bunların ilgili birimler aracılığı ile kayda alınmasını gerçekleştirmek,

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK